レスポンスを速くするには


成功者はレスポンスが早いと言われています。たとえば、あなたが取引先にメールを送ったとします。取引先が、あなたのメールに対して、すぐに返信をすれば、レスポンスが早いということになります。



ただし、レスポンスまで待ち時間は10分以内であれば早いと感じる人もいるし、3時間以内であれば早いと感じる人もいます。これは人それぞれです。そこで今日は、レスポンスについてわかりやすく解説します。



自分で言うのも何ですが、私は決してレスポンスが早い方ではありません。一時期は、すぐにレスポンスすることを心がけていたのですが、ひとつ問題が生じました…。クライアントから、相談のメールが届きました。メールを読んですぐに返信したのですが、私がメールの真意を読み取れておらず、チンプンカンプンな返答になってしまいました。



レスポンスの早さにこだわったばかりに犯してしまったミスです。レスポンスの早さだけを気にしてしまうと、返答の中身がおろそかになるということです。正確さにも欠けます。



このようなことがあったので、すぐにレスポンスするのではなく、メールをじっくり読んで、さらに返答内容もじっくり検討して返信するようになりました。ですから、レスポンスの遅い人だと思われているかもしれません。



このような場合、レスポンスを早くするにはこの方法を使うと良いでしょう。その方法とは、メールの中身についての返答は即答せずに、メッセージを受け取ったことと、後程返信さしてもらう旨をすぐに返信すればいいのです。つまり、メールは受け取りましたよというレスポンスです。



たとえば、「メールありがとうございました。検討して本日17時までに返信させていただきます。よろしくお願いいたします。」と。これであれば、すぐにレスポンスすることは可能ですし、内容をじっくり考えることもできるので、早とちりやミスを防げます。これでも、レスポンスが早いという印象を与えることができます。



また、レスポンスの早さは、本人の性格や仕事に対する考え方にも左右されます。几帳面で律儀な人は、レスポンスも早くなる傾向になります。そして、レスポンスが早い人は、「仕事ができる人」「決断力がある人」というイメージを与えることができます。これだけでもビジネスを優位に進めることができるでしょう。



なによりもレスポンスの早さは、相手との信頼関係を築くことも可能です。やはり、レスポンスが遅い人やレスポンスがない人は評価が低くなりうますし、「仕事を頼んでも大丈夫な

のだろうか?」という疑念を持ってしまいます…。



ビジネスでもプライベートでも、約束の時間に遅れてくる人がいます。遅れた方は、「わずか1分じゃないか」と軽く考えがちですが、待っている人はものすごく時間が長く感じます。つまり、待たせる人と待つ人の時間感覚は異なるということです。



ですから、わずか1分でも遅れる可能性があるのであれば、事前に遅れる旨を連絡するのがマナーです。同じ遅れるにしても、連絡するのと連絡しないのとでは、随分と印象が変わります。



こんなことを聞いたことがあります。それは、「待つ身は3倍」です。待つことは、待たせることよりも時間が長く感じるという話です。言われてみれば、確かにそうです。約束の時間に遅れそうになると、何とか間に合うようにと一生懸命に待ち合わせ場所に向かいます。また、焦ったりもします。



ですが、待っている方はイライラ感やストレスがたまり、妙に待ち時間が長く感じます…。あなたもこんな経験したことがあると思います。




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