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何のために日報を書くのか?


社員に日報を義務付けている企業も多いと思います。

日報を書いたり、入力したりするのは面倒な仕事です。そもそも、日報は何のために記入するのでしょうか?そこで今日は、日報についてわかりやすく解説します。



幸い(?)私は会社員時代、日報を義務付けられたことはありませんでした。

なぜならば、そもそも日報がない会社だったからです…。自由な社風だといえばそれまでですが、社員が400人もいるわりにはマネジメントがずさんな会社でした。



クライアント先の社員からよく聞くのが「上司に日報を提出したのに、まったくフィードバックがない!」という声をよく聞きます。これは、虚しいですね…。

そもそも、日報とは何でしょうか?

日報の目的は、①業務の失敗や成功を振り返り、課題を見つけて改善策を考える、②その結果、目標達成や成長につなげることです。また、質問や疑問、意見や困り事などを積極的に日報に書くことで、チームメンバー間のコミュニケーションも深まりますし、メンバーの困り事も理解できます。



日報にはこのような目的がありますが、日報を書く目的を社員にしっかりと伝える企業はほとんどありません。もし、あなたが新卒社員だったら、恐らく日報を書く目的を理解していないでしょう。目的を理解しないまま、日報を書いても単なる作業になってしまいます。その結果、意味のない仕事になるのです。



私が日報を書くようになったのは、独立してから数年経った頃です。

日報を書くようになった動機は、尊敬する経営者が「日報を書くと成長できる!」と、著書に記していたからです。さらに、ある有名営業マンが、「日報を書き始めたら営業成績が上がった」と、著書で紹介していたからです。ものすごく単純な理由からです。



日報を書き始めて15年以上になりますが、振り返ってみると、成長もできまたし業績も上がりました。「もし、日報を書かなかったら…」、そんなことを考えるとゾッとします。

きっと、あしたはあしたの風が吹く的な経営者になっていたことでしょう。



日報は、今日の振り返りと明日の準備が分析・整理できる素晴らしいツールです。

これを使わない手はありません!そして、私の言いたいことはここからが本題です。社員には日報を書けと言っているのに、なぜか経営者は書かない…。私の感覚からすると不思議でなりません。



経営者こそ、

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■今日は予定通り行動できたのか?

■行動を通じて何を感じて、明日にどう活かすのか?

■明日の準備はしっかりできているのか?

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などを社員に開示すべきです。



究極のコンサルタント養成講座でお馴染みの「福島正伸」さんは、経営者は社員に日報を提出すべきと言っています。常識から考えると逆ですが、私も福島さんの考えに賛成です。

このようにすることで、社員が経営者の行動や考えがわかるようになり、チームとしての一体感が出ます。また、経営者と社員の壁を取り払うこともできます。お互いがお互いのことを知ることができれば、理解が不構います。



弊社ではオリジナルの日報を使っています。

これまでに10回以上改善を加えました。最初は見様見真似で本で紹介されていた日報を使っていましたが、しばらくすると使い勝手が悪い箇所が明確になり、その度に改善を加えました。弊社の日報は、特に営業マンにおすすめです!




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