組織的に約束を守っていますか?

弊社では、クライアントの営業ツール作成も行っています。 具体的には「チラシ」「会社案内」「名刺」「はがき」「セールスレター」「ニュースレター」などです。 そのほかにも、「メールマガジン」「ブログ」「動画」なども行います。

この中で一番メインとなるのが、ニュースレターの作成です。 ニュースレターとは新聞のようなもので、お客様が役に立つような情報やマメ知識、お客様に親しみを持ってもらえるようなスタッフの自己紹介や近況報告、地元をテーマとした話題などを掲載します。 チラシやセールスレターとは違い、まったく売り込みはしません。 ここが大きなポイントとなります。、

現在、約10社程のニュースレター作成を行っています。

一概にニュースレターの作成といっても2種類あります。 ひとつは、クライアントに原稿を書いてもらい、弊社で編集とデザインを行うパターンです。 もうひとつは、弊社が原稿を作成してデザインも行うパターンです。 後者は、ニュースレター作成の代行となります。 クライアントにとって一番の難関はニュースレターの原稿を書くことなので、代行は丸投げなので重宝するサービスだと自負しています。 そうでもしないと、月1回の発行もままならない中小企業も数多くいます。

これが現実です。 つい2ヶ月前、ニュースレターの作成を通じて気づいたことがありました。 クライアントにニュースレターの原稿を書いてもらい、弊社で編集とデザインをする場合、クライアントからメールで原稿が届きます。 企業規模や業種、組織文化の違いによって、原稿の提出方法に特徴があります。 一番多いのが、クライアントに窓口になる人がいて、ニュースレターに掲載する複数人の原稿を集めて、まとめてメールするパターンです。 もうひとつは、原稿を書いた一人ひとりが、弊社にメールを送ってくるパターンです。 前者はメールは1回で済みますが、後者は原稿を書いた人数分だけメールが弊社に来ることになります。

後者の場合、このような現象が起こります。

たとえば、5人が原稿を書いたとします。 原稿はそれぞれの人がメールで弊社に送ってくることになります。 このような場合、締め切りを過ぎても原稿が来ない人が高確率でいます。 電話をして催促しなくてはいけません…。

本人がいればいいのですが、本人が不在の場合、電話に出た人に伝言をお願いすることになります。 その際「まだ原稿送っていなかったんですね。申し訳ありません」とバツが悪そうに謝ります。 原稿を書いた人がバラバラにメールを送っているので、誰の原稿が提出されていて、誰の原稿が提出されてないかを把握している人がいないのです…。

一方、原稿を収集する窓口になる人がいるクライアントは、このようなことは絶対にありません。 また、締め切りを過ぎるということも滅多に起こりません。

こんなところにも、その企業の文化や考え方が現れているのです。 これは、どちらが良い悪いではありません。 締め切りまでに、全員が提出すればいいだけの話ですから。 ただ、組織的に締め切りを守ろうとするならば、窓口となる責任者を決めて、その人が原稿を集めて、まとめてメールする方が締め切りを破る人が格段に減るでしょう。

締め切りとは「約束」です。 約束は信頼を得る一番簡単で難しい要素です。 組織的に約束を守れるような仕組みを考えましょう。 ●株式会社リンケージM.Iコンサルティングのオフィシャルメルマガの登録はこちら。

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