ある程度の規模の企業になると、管理職やマネジャーはとにかく「会議」が多い。
一日のうち4分の3は会議に費やす日もあるというから驚きだ。そこで今日は会議についてわかりやすく解説する。
私は会社員時代、社員400人、年商100億円の企業に勤務していた。
この会社を退職する2～3年前から店長会議なるものに出席していたが、これは1週間に1回2時間程度の会議だった。そのほか、宣伝会議なるものがあったが、これは1ヶ月に2～3回、1回2～3時間程度の会議だった。1ヶ月の会議時間の合計は最大11時間。これが多いのか少ないのかは比較したことがないので何とも言えないが、管理職クラス、マネジャークラスでは少ない方だろう。
そんなことを考えていたら、ハーバード・ビジネス・レビューの調査を偶然目にした。
平均的なCEOは週に37回のミーティングを行い、これは仕事時間全体の72％に相当するとのことだ。このようなデータを参考に考えると、管理職は仕事時間全体の3分の1から2分の1を会議に費やしているのではないかと推測できます。管理職はそれが仕事だろうと言われればそれまでなのだが、本当にそうなのだろうか。
ドラッカーは、「会議は例外でなければいけない」という名言を残しているが、私も諸手を挙げて賛成だ。会議はやらないで済むなら、そうした方がいい。正直なところ、中身のない会議も多い…。
では、会議の時間を有効に使うにはどうしたらいいのだろうか？
会議についての運営ノウハウは今でこそ情報はあるが、20年以上前はそのような情報は数少なく、ほとんどの企業は我流でやっていたはずだ。
そもそも、会議を開催する目的を明確にしなくてはいけない。つまり、何の議論をするのかである。会議の目的は、問題を特定して、議論して、解決することだ。 たとえば、仕事のボトルネック、プロジェクトの次のプロセスやステップなどが該当する。
ここで重要なのは、事前にどのような会議をやるのかアジェンダを知らせることだ。そして、重要度と緊急を考慮し、優先順位を決めて順番に議論を進める。よくあるのは、会議中に解決できなかった問題や課題だ。これは、未解決リストに入れて、そのなかで再び優先順位をつけて次回会議する。
また、会議を始めるときは、会社のミッションやビジョン、会議の目的やゴール、所要時間も全員で共有する。そして、解決策が決まったら、抽象的な戦略レベルのままにしておくのではなく、いつまでに、どこの部署が、何を、どのようにやるのか、アクションプランまで落とし込むのがポイントだ。
多くの会議は、アクションプランにまで落とし込めず、いつまで経っても行動に移せない。
優先順位をつけて会議をしているにも関わらず、実際の行動が優先されないのであれば、会議などやる必要がない。会議で決まったアクションプランは、必ず期限を決めることだ。人間は期限が明確でないものはどんどん後回しにする。つまり、期限を決めない限り、計画通りことが進まないと思っておいた方が賢明だ。
また、会議の質を高くするには、誰を会議に参加させるのかがポイントだ。
課題によって適切な参加者を招集することだ。役員レベル、管理職レベル、部署全員など、役職や階層別会議もあれば、部署を横断した会議もある。適切な社員を参加させなければ、解決できるものもできなくなってしまう…。
最後は、いかにして集中力をキープできる会議にするかだ。
もしかしたらこれが、有意義な会議をするなかで一番難しい項目かもしれない。情報を共有できるように、リアルでもオンラインでもホワイトボードに書き留めるといいだろう。全員が同じものを見ながら会議を進めるのは、集中力をキープすることができる。
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