いかにして効率的に仕事をするかは、現代のビジネスでは必須です。
私も仕事の効率化は意識していますが、なかなか成果が出ないこともあります。そこで今日は、仕事の効率化についてわかりやす解説します。
随分前に発見したことがあります。
仕事を効率的におこなう一番簡単な方法は、いかにして初動を早くできるかです。たとえば、仕事の打ち合わせをおこないます。打ち合わせ直後なら、打ち合わせ内容も鮮明に憶えていますし、モチベーションも高い状態です。
しかし、時間が経つにつれて、記憶も薄れ、モチベーションも低くなってきます。時間は私たちの記憶も気持ちも変化させます。このようなことを考慮すると、何事も時間をコントロールできた人が成功するような気がします。
「エメットの法則」をご存知でしょうか？
エメットの法則とは、仕事を先延ばしにすると実際に仕事をこなすよりも、多くの時間とエネルギーを消耗する法則です。これは、経営コンサルタントのリタ・エメットさんによって提唱されました。
私は長年、先延ばし癖が直りません。
「やるべき仕事をつい後回しにしてしまう…」「やろうと思ってもなかなか着手できない」など、公私にわたり先延ばししてしまいます。これは癖というか習慣です。いつのまにか、「あとでやればいい」という思考回路ができあがったのです。誰しも、苦手な仕事や時間のかかる仕事は後でやろうと思いますが、私の場合は顕著です。
エメットの法則には2つあります。
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第１の法則：タスクを行なうことへの不安は、タスクの実行そのものより、
多くの時間とエネルギーを消耗する。
第２の法則：完璧主義こそ、先送りグセの原因である。
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まず第１の法則です。
これは、課題を先延ばしにしたままだと、すぐにとりかかった場合に比べて多くの労力・時間を消耗してしまうということです。たとえば、チラシを作成するとします。面倒だからといって先延ばしにしていると、当初思い描いていた完成イメージなどを、時間の経過とともに忘れてしまいます。作業を開始したときには、どのようなチラシを作ろうとしていたのか思い出したりと、二度手間になってしまいます。つまり、作業に取りかかるなら、早いに越したことはない」というのが、エメットの第１の法則です。
第２の法則は、完璧主義の人は要注意です。
綿密なプランを立ててから作業に取りかかろうとします。作業の前にある程度のプランを立てるのは大事ですが、そのプランを完璧なものにしたいと思うと、膨大な時間がかかってしまいます。仮に立てたとしても、作業をし始めたらいくつも変更点が出てきます。ですから、準備段階では細かい点にこだわりすぎず、一刻も早く課題に着手することが重要です。
面倒な仕事を後回しにする人は多いと思います。
この対処方法ですが、頭の上にミカンを乗せるという方法が有効です。ミカンでなくても、ペンケースやティッシュの箱でも、頭に乗るものなら何でもOKです。目を閉じて頭にものを乗せ、手を離して再び目を開けると、意識が頭頂部という一点のみに集中するため、スムーズに作業を始めやすくなるそうです。
脳研究者の池谷裕二さんによれば、私たちの意識は広く周囲の状況を把握するため、いつも分散している状態なんだそうです。作業を始めても、すぐに集中できないのはそのためです。私もやってみましたが、確かに短時間で集中モードに入れます。また、完璧主義から脱却する方法は、完璧にやり遂げようと目指すのではなく、まずは終わらせることを目標にすることです。
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