世の中には、仕事が速い人がいます。
仕事が速いとは、締切日よりも前に提出する、納期よりも前に納品するということです。では、仕事が速い人と普通の人では何が違うのでしょうか？そこで今日は、仕事が早い人は何が違うのかをわかりやすく解説します。
弊社は過去に数度、クライアントから「仕事が速い」と褒められたことがあります。
ですが、それは偶然で、実態は速くはないと思っています。年に数度、納期以前に納品することはある程度です。どちらかといえば、いつも締め切りに追われています。後手に回っている感は否めません…。
もう数年前のことになりますが、どうしたら仕事が速くなるのかを真剣に考えたことがあります。まず、仕事が速くならない原因として一番悪いのは、初動が遅いということです。初動が遅いと、クライアントと打ち合わせをしたことを忘れてしまうことがあります。結果、クライアントに確認のメールや電話をすることになり、二度手間になります。相手の時間を奪っていることにもなります…。
さらに、再確認を怠り、自分の思い込みや想像で仕事に取り掛かってしまうと、とんでもないことになります。打ち合わせしたことが反映されておらず目的と合致しません。幸い、ここまで酷い事態を招いたことはありませんが、初動を速くすることで大きなトラブルを回避することができます。
そこで自分なりに考えたことが、クライアントとの打ち合わせが終わったら、すぐに仕事に取りかかることでした。とにかく、仕事を受注したら一刻も早く、1％でも2％でも仕事をスタートさせることが仕事を速くするための第1のコツです。
その理由は、仕事を受注した時が気持ちが一番ホットな時です。
打ち合わせ内容も鮮明に憶えていますし、アイデアも出やすい状態なのです。まさに、鉄は熱いうちに打てです。このタイミングを逃してしまうと、熱はどんどん冷めてしまいます。
一度、冷めてしまった熱を取り戻すには多くのエネルギーを要します。
つまり、自動車のエンジンをかけて発進する状態です。自動車は発進する時、一番パワーが必要です。ところが、仕事を受注した直後というのは、スイスイと走り出していますから、少しだけのパワーでもスピードを出すことが可能です。このパワーを利用しない手はありません！
仕事を速くする方法は、大きく分けると2つの視点があります。
ひとつは、初動のタイミングを活用することです。もうひとつは、仕事そのものの作業スピードを向上させることです。これは、作業の段取りの改善や作業のスピードそのものを速くすることです。このふたつを意識するだけで、あなたの仕事は格段に速くなります。
このほかにも、締め切りよりも早く提出することも重要です。
というのは、ほとんどの人が締め切り間近か、締め切り当日に提出します。もし、締め切りの3日前に提出できれば、仕事が速い人だという認識になります。さらに、3日前に提出できれば先方も検討する時間に余裕が出きますので、質の高い判断ができます。
仮に双方の行き違いがあったとしても、修正する時間も十分にあります。
このように、仕事が速いと思われている人は、同じ仕事でもタイミングが異なるということです。
さらに、仕事を小さく分解することによって、仕事を速くすることができます。
たとえば、新商品の企画書を作成するでは、あまりに抽象的です。そこで、「現行商品の課題」「競合調査」「市場のトレンド」「差別化の視点」「新商品企画の方向性」など、企画書のコンテンツを分解することによって、仕事がやりやすくなります。これも、仕事を速くするコツです。
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