「この前頼んだあれどうなってる？」。
会社の中ではよくある話だ。当事者間であるならば、このような曖昧な会話でも話は通じているが、傍から見たら何の話なのかさっぱりわからない。そこで今日は、指示の出し方についてわかりやすく解説する。
冒頭の指示だが、そもそも「あれ」とは何のことだろうか？
そして、「どうなった？」も何のことだろうか？このような指示を出されると、不安になる部下も多いだろう。部下に1つの仕事の指示しか出していないのであれば、「あれどうなった？」でも通用するかもしれないが、いくつもの仕事の指示を出している場合、事故が起こってしまう。
上司はAの仕事に対して指示を出しているにもかかわらず、部下は締め切りが迫っているBの仕事に対しての指示なのだろうと勘違いする可能性は大だ。このようなことは、どこの会社でも日常茶飯に起こりうる。いずれにせよ、これは上司の「手抜き指示」の何物でもない。すべてこのような感じで指示を出してるとしたら、「手戻り」や「確認」だけで時間を取られるのは目に見えて明らかだ…。本当に面倒だ。
わからなかったら上司に聞けばいいじゃないかと言う人もいるだろうが、このような指示を出す上司の性格を考えてほしい。具体的に指示を出してほしいと上司に言ったところで、「察しが悪いなぁ」「そんなことまで言わなきゃわからないのか」などと、指示の悪さを棚に上げて説教される可能性もある。
上司は部下を育成するのが仕事ではあるが、部下が行動しやすいように正確な指示を出すのは、部下を育成できるかできないかの根幹に影響する。指示を出すとは、「どこで」「誰が」「何を」「なぜ」「どのように」という指示命令のフレームワークだ。これが私たちのコミュニケーションのベースとなる。これができないと部下に教育しようにも的確に伝えることができない。
その結果、部下は上司から教えてもらっているにもかかわらず、疑問を抱えたままカリキュラムだけが前に進むことになってしまう。その疑問は、最初は大きな問題にはならないがカリキュラムが進むに従って、その疑問を解決していないがために、さらに新たな疑問を生むということはよくある話だ。そのまま自分の都合のいいように解釈して、その仕事をウン十年も続けたという話を聞いたことがある。
介護現場では、このようなことは珍しくないらしい。
理由は、上司が忙しすぎて部下と顔を合わせることが少ない。その結果、コミニケーションも少なくなる。たまに顔を合わせるが、上司は忙しそうなので、質問する機会を逸してしまう…。結果、何も解決されない。完全に悪循環だ。このような環境もあり、正解を知らないまま自分の解釈で仕事を進めてしまうことも多いようだ。
さて、先日「子どもの聞く力、行動する力を育てる! 指示の技術」という土居正博さんの著書を知った。この著書には、指示の出し方のポイントが明記されている。
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１.一つの指示で、一つの行動をさせる
２.端的に、具体的に
３.行動の終わりまでを示す
４.指示が伝わっているか確認する
５.指示の前に準備をする（指示の順序、指示の予告、指示の言語化）
６.指示を与えたあとは質問させる
７.指示を与えた結果を評価する
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慣れてきたら一つの指示で、複数の行動を入れたり、言語化を省略しても構わないということだ。当たり前といえば当たり前の話だが、これができる上司は稀だ。さらに、人間には感情があることを考えると、気持ちよく指示を受け入れてもらえる伝え方も重要だ。
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