気になる人は気になるし、気にならない人は気にならないのがメールのレスポンスです。
早い人はすぐに返事が来ますが、遅い人は数日経ってから返事が来ます。そこで今日は、メールの返信スピードについてわかりやすく解説します。
最近、気になることがあります。それは、メールの返信が遅いことです。
最初に断っておきますが、決して私も返信が早くはありませんが、私のスピードを下回る人が数多くいることに気づきました。
弊社クライアントでメールのレスポンスが激速な企業があります。
メールを受信すると通知される設定にしておき、メールの内容を確認してすぐに返信します。もちろん、即答できないこともありますが、その場合はメールを読みましたという意思表示のメールを送信します。
たとえば…、
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メール拝見させていただきました。
只今、外出中で17時頃帰社しますので、その後、返信させていただきます。
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只今、△△□□に参加中ですので、終わり次第○○の件について返答させていただきます。17頃になる予定です。
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このように即答できない場合は、いつ回答できるのかを明記して返信メールを出します。
相手の立場になってみると、できるだけ早く返信があればメールを読んでいることを確認できるので安心します。しかし、翌日までなしのつぶてだと、「もしかしてメールが届いていないかも？」と不安になってしまいます。
最近、顕著なのは、メールを送信してから数日間なしのつぶてのケースです。
翌日になっても返信がないとメールが不着ではないかと不安になり、さらにそれ以降になるとメールを送信した本人が忘れてしまうこともあります…。また、あまりに返信のないものは、電話で確認することがあります。完全な二度手間です。
いずれにせよ、メール内容に対する返答はできなくても、メールを読んだことやメールを確認したことを相手に返信するだけで、相手のストレスを激減させることができます。これが相手に対する気遣いです。私も注意します。
では、なぜこのようなことが起こるのでしょうか？
恐らく、以下のような理由からです。
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■急ぎの用件ではないので明日でもいいか…
■打ち合わせ中なので返信できない…
■明日にならないとスケジュールが確定しないので返信はその時でいい…
■弊社が仕事を発注している立場だから、メールの返答は相手から連絡して聞くべきだ…
■すっかり忘れていた…
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理由はともあれ、相手に良いイメージを与えることはありませんので注意してください。
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■一番イメージが悪い………レスポンスがない
■二番目にイメージが悪い…３日以上経ってからレスポンスする
■三番目にイメージが悪い…１日以上経ってからレスポンスする
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イメージが悪くならない考え方は、最低１日以内に何らかのレスポンスをすることです。これに尽きます。ただし、レスポンススピードに関するスピードの基準値が早くなっています。
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