オンライン商談では、ホストがズームなどWeb会議システムの招待URLを
メールで送るのがマナーです。
先日、不可解な事件が起きました。
そこで今日は、メールでのやりとりでの注意点をわかりやすく解説します。
先日、大阪のある企業の営業部長とオンライン商談をさせていただきました。
オンライン商談なので商談日の前日、メールでズームの招待URLを送りました。
その日の午後、確認の電話をしたところ「メールは届いていませんよ」という返答でした。
慌ててメールを再送信して事なきを得ました。
よく考えてみると、
メールが届いていないという現象は頻繁に起こることではなかったので驚きました…。
もしかしたら、迷惑メールフォルダに入ってしまったのかもしれないと思いましたが、
2回目に送ったメールは無事相手に届いていたのです。
「不可解だなぁ…」とは思いつつも、
無事オンライン商談ができたのでさして気にはしていませんでした。
そして、このオンライン商談の中で次回商談のアポイントを取りました。
そこで前回動同様、前日の朝ズームの招待URLをメールしました。
当社のオンライン商談の場合、すべてこの手順で準備を行います。
もうこの時点で、前回のメールが届いていないことなど、
すっかり忘れていました。
イレギュラーなことだと安閑としていた私に問題がありました。
そして、オンライン商談の当日を迎えたわけですが、
時間になっても相手は入室してきません。
もしかしてメールが届いていないかもしれないと、
電話をかけようとしたところ相手から電話がありました。
やはり、メールが届いていなかったのです…。
これで2回目だとカンカンです。
私は丁寧に謝り、慌ててメールを再送信しました。
今度は届いたようなのですぐにズームに入室されました。
商談が終わってから、この人に宛てたメールをチェックしてみました。
1回目の商談の際に送った2通のメール、
2回目の商談の際に送った2通のメール。
すべてメールアドレスは間違いありません。
なぜ、それぞれの商談の1回目に送ったメールが相手に届いていないのか不可解です。
そして、それぞれの商談の2回目に送ったメールはなぜ届いているのか？
私の頭では解決できません。
もし、1回目のメールが迷惑フォルダに入っているのなら、
2回目のメールも迷惑フォルダに入っている可能性は大です。
ですが、そうではないのです。
今回のメール事件で思い出したことがあります。
仕事のメールを送っても、まったく返信がない人がいます。
たとえば、
「来週の社員研修の件ですが、ホワイトボードとプロジェクターを準備してください」
とメールを出したとします。
一般的な感覚では、
「ホワイトボードとプロジェクターの用意しておきます」と返信メールがきます。
ところが、返信メールがない場合、
相手にメールが届いているのか届いていないのかすらわかりません。
そうなると、電話をかけて確認するしか方法がないのです…。
二度手間です。
メールでのやり取りは、必ず返信してやらないと、
メールが届いているのか、届いていないのかがわかりません。
「きっと届いているはず」「返信しなくてもわかっているはず」
などの憶測で物事を進めてはいけません。
このように、メールを返信してこない人に対しては、
必ずメールで返信がほしい旨を伝えることも大切です。
これはメールでコミュニケーションする際のルールです。
ちょっとしたことで、話が食い違ったり、トラブルに発展する可能性があります。
あなたもこのような経験をした事はありませんか？
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